Office Manager (m/w/d)

Sie möchten eine verantwortungsvolle Position übernehmen, in der Ihre strukturiere Arbeitsweise und Ihr Organisationstalent gefragt sind?

Für ein renommiertes Unternehmen in Bonn suchen wir einen zuverlässigen Office Manager (m/w/d), der das Tagesgeschäft koordiniert, Prozesse verbessert und das Team kompetent unterstützt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung für diese langfristige Festanstellung.

Perspektiven

• Attraktives und leistungsgerechtes Vergütungspaket
• Vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben mit Raum für eigene Ideen und aktive Mitgestaltung im Office‑Bereich
• Ein wertschätzendes, kollegiales Team sowie kurze Entscheidungswege
• Moderne Ausstattung und ein angenehmes, professionelles Arbeitsumfeld
• Sehr gute ÖPNV‑Anbindung sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten vor Ort
• Individuelle Weiterbildungsangebote und Entwicklungsmöglichkeiten im administrativen Bereich

Aufgaben

• Eigenständige Organisation des täglichen Büroablaufs und Sicherstellung reibungsloser Arbeitsprozesse
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und internen Abstimmungen
• Strukturierte Verwaltung und Pflege von Dokumenten, Unterlagen sowie Optimierung allgemeiner Office‑ und Administrationsprozesse
• Umfassende Unterstützung der Geschäftsführung und relevanter Fachbereiche in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Professionelle Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie souveräne Telefon- und E‑Mail‑Kommunikation
• Bestellung, Verwaltung und Überwachung von Büromaterialien sowie Koordination und Betreuung externer Dienstleister
• Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Auswertungen für Meetings
• Freundlicher Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Geschäftspartnern
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisevorbereitung, Buchungen (z. B. Hotels, Flüge, Bahn) sowie Erstellung von Reiseunterlagen
• Prüfung von Eingangsrechnungen sowie Unterstützung bei der Kostenkontrolle und Weiterleitung an die Buchhaltung
• Aktive Mitwirkung an internen Projekten sowie kontinuierliche Verbesserung und Modernisierung der Office‑Prozesse

Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Sekretariat oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion
• Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Programmen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und ein professionelles Erscheinungsbild
• Selbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise und Freude an vielseitigen, abwechslungsreichen Aufgaben
• Vertrauenswürdiger, diskreter Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

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