Team Assistent*in (m/w/d)

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Im Institut für Physiologie II des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (19,25 Std./Woche) zu besetzen:

Team Assistent*in (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Das Institut für Physiologie ist ein Forschungsinstitut und übernimmt Aufgaben in der Lehre.

Termin- und Reisemanagement

• Koordination komplexer Kalender (Meetings, Deadlines, Events)
• Organisation von Geschäftsreisen (Buchungen, Abrechnung, Planung)
• Vorbereitung von Terminen inkl. Unterlagen und Briefings

Administrative Aufgaben

• E-Mail-Management und Priorisierung (in Deutsch und Englisch)
• Schnittstelle zwischen Team, Führungsebene und externen Partner*innen
• Rechnungsprüfung und -freigabe
• Budget-Tracking (SAP)
• Pflege von Datenbanken und Dokumentenmanagement
• Unterstützung im HR-Bereich (Recruiting-Koordination, Verträge vorbereiten)

Team- und Projektunterstützung

• Unterstützung bei Projekten (Planung, Tracking, Dokumentation)
• Organisation von Workshops, Offsites und Events
• Onboarding neuer Mitarbeiter

Informationsmanagement

• Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen
• Recherche zu Themen, Anbietern oder Dienstleistungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im medizinischen oder kaufmännischen Bereich (z. B. Medizinische* Fachangestellte*r, Kauffrau*mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, idealerweise im Gesundheitswesen oder Institutsekretariat
• Exzellentes Zeit- und Prioritätenmanagement
• Multitasking bei gleichzeitig hoher Genauigkeit
• Strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise
• Fähigkeit, komplexe Abläufe zu koordinieren
• Klare, professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch
• Interkulturelle Kompetenz
• Sicherer Umgang mit Tools wie Microsoft 365, Zoom, Webex und SAP
• Grundkenntnisse in Datenpflege
• Offenheit für neue digitale Lösungen und Automatisierung
• Proaktives Erkennen von Problemen und Engpässen
• Lösungsorientiertes Denken
• Fähigkeit, Entscheidungen vorzubereiten oder eigenständig zu treffen
• Grundverständnis von Wissenschaft und universitären Prozessen

• Eine unbefristete Stelle in Teilzeit
• Eine interessante und vielseitige Tätigkeit im akademischen Umfeld sowie in
• einem sehr motivierten und engagierten Team
• Flexible Arbeitszeiten nach Vereinbarung
• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien : Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

STBL1_DE