Assistentin/ Assistent im Sekretariat des Direktoriums (w/m/d)

Als zentraler IT-Dienstleister für die Bundesverwaltung bieten wir als ITZBund unseren aktuell über 4.500 Beschäftigten abwechslungsreiche und vielfältige Tätigkeitsfelder an zwölf Standorten bundesweit. Unsere Beschäftigten arbeiten am Puls der Digitalisierung und erbringen damit einen gesellschaftlichen Mehrwert. Neben einer spannenden Tätigkeit mit gesellschaftlicher Relevanz bieten wir Ihnen als moderner Arbeitgeber im öffentlichen Dienst ein wertschätzendes und offenes Arbeitsklima.

Lernen Sie uns kennen und werden Sie Teil unseres Teams als:

Assistentin/ Assistent im Sekretariat des Direktoriums (w/m/d)

Behörde/Organisation: Informationstechnikzentrum Bund
Dienstsitze: Bonn
Referenzcode: Z7-P1474-LS-03/25-e

Ihre künftigen Aufgaben sind dem Leitungsstab des ITZBund zugeordnet.
Der Leitungsstab unterstützt das Direktorium des ITZBund bei seiner Aufgabenwahrnehmung. Hier werden Informationen gebündelt, bewertet, gegebenenfalls in geeigneter Form aufbereitet und dem Direktorium zur Verfügung gestellt. Das Sekretariat des Direktoriums sorgt für die Organisation und den reibungslosen Ablauf der Termine des Direktoriums und arbeitet diesem unmittelbar zu.

Zur Unterstützung des bestehenden Teams suchen wir Sie im Rahmen einer Elternzeitvertretung zur Wahrnehmung folgender Aufgaben:

• Pflege und Organisation des elektronischen Terminkalenders der Leitung sowie die Übernahme von Terminvereinbarungen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Unterstützung bei Besprechungen und sonstigen Veranstaltungen
• Ansprechperson für den Kontakt und die Absprachen mit Kundenbehörden, Stakeholdern sowie auch interne Beschäftigte des ITZBund
• Organisation von Dienstreisen für die Leitung (Reisebuchungen, Reisekostenabrechnungen)
• Durchführung von Schreibtätigkeiten für die Leitung
• Pflege und Bearbeitung des Posteingangs und Postverteilung für die Leitung
• Übernahme weiterer administrativen Sekretariatsaufgaben

Ihre erforderlichen Qualifikationen

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf oder im kaufmännischen Bereich.
• Oder: Sie verfügen über nachgewiesene, gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen im entsprechenden Berufsbild von mindestens 3 Jahren.

Weiterhin bringen Sie fachlich mit:

• Erfahrung in Geschäftszimmertätigkeiten bzw. in einer Leitungsassistenz.
• Organisatorisches Geschick und Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen sowie Besprechungen / Veranstaltungen.
• Sicherer und versierter Umgang mit MS-Office (v.a. MS Outlook) und Skype sowie Kenntnisse über SharePoint und Dokumentenmanagementsysteme.
• Hohes Kommunikationsgeschick und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache und Schrift.
• Verlässlichkeit und Verbindlichkeit sowie Loyalität gegenüber der Hausleitung.

Das zeichnet Sie persönlich aus:

• Sie können systematisch-methodisch planen und vorgehen.
• Sie verfügen über Belastbarkeit und Stressresistenz.
• Sie handeln adressaten- und dienstleistungsorientiert.
• Kommunikationsfähigkeit ist für Sie selbstverständlich.
• Sie zeichnen sich durch Kooperations- und Teamfähigkeit aus.

Gute Gründe, die für uns sprechen

Wir bieten Ihnen einen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst und eine bis zum 14.10.2027 befristete Einstellung als Tarifbeschäftigte/-r. Bewerbende, die in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis mit der Bundesrepublik Deutschland stehen, können nicht berücksichtigt werden. Das Entgelt entspricht bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen der Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).

• Wir zahlen Ihnen eine monatliche ITZBund-Zulage in Höhe von 128 €. Zusätzlich profitieren Sie von regelmäßigen tariflichen Gehaltsanpassungen.
• Tarifbeschäftigte erhalten eine Jahressonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberanteil (nach den geltenden tariflichen Bestimmungen).
• Unsere modernen Arbeitszeitmodelle, gleitende Arbeitszeit sowie die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten, ermöglichen Ihnen eine ausgewogene Work-Life-Balance und die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf.
• Je nach Standort bieten wir Ihnen ein Jobticket zu vergünstigten Konditionen oder eine Bezuschussung des Deutschlandjobtickets an.
• Während Ihrer individuellen Einarbeitung stehen Ihnen erfahrene Kolleginnen und Kollegen zur Seite. Auf Ihrem weiteren Karriereweg begleiten und unterstützen wir Sie bei Ihrer beruflichen Entwicklung mit unseren attraktiven Fortbildungsangeboten.
• Wir bieten Ihnen vielseitige Möglichkeiten der Gesundheitsförderung.
• Durch unsere offene, diverse und vielfältige Unternehmenskultur fördern wir ein vertrauensvolles Miteinander und die Vernetzung unserer Beschäftigten. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, sich als Ausbilderin/Ausbilder einzubringen und Ihr Fachwissen und Ihre Erfahrungen an unsere Nachwuchskräfte weiterzugeben.
• Wir gewähren bei Bedarf eine Umzugskostenvergütung nach den gesetzlichen Bestimmungen.

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