Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Projektassistenz und Finanzen - Institut für Hausarztmedizin

Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patient*innen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.

In dem Institut für Hausarztmedizin des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Projektassistenz und Finanzen

Die Stelle ist projektbefristet auf 4 Jahre zu besetzen. Eine Verlängerung wird angestrebt.

• Konzeptionelle und strategische Unterstützung der Institutsleitung bei der Organisation interner Prozesse im Bereich des Personal- und Projektcontrollings sowie der Lehr-, Forschungs- und Büroorganisation
• Projektkonten- und Datenpflege in Zusammenarbeit mit Rechnungs-, Personal- und Drittmittelabteilung
• Angebotseinholung und Beauftragung sowie Rechnungsprüfung und Kontrolle
• Überwachung des Budgets laufender Projekte (administrativ, finanztechnisch)
• Vorbereiten von Projektprüfungen (Zwischen- und Endberichte)
• Dokumentation und strukturierte Archivierung von Projektvorgängen
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Terminen und Reisen
• Erledigung des Schriftverkehrs
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und Vorträgen
• Arbeiten mit Datenbanken (Dateneingabe und Validierung, sorgfältige Pflege der Datenbanken sowie Erstellung von Abfragen und Aufbereitung der Ergebnisse etc.)
• Koordination der administrativen Abläufe

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, (Europa-)Sekretär*in, Kauffrau*mann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
• Sie beherrschen den Umgang mit MS-Office-Standardsoftware (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Sie besitzen ein analytisches und konzeptionelles Denkvermögen
• Erfahrungen in der Finanzverwaltung
• Bereitschaft, sich einzuarbeiten in spezifische Software (Content-Relationship-Management, eCampus/Ilias, BASIS, PEGA, Grundlagen SAP)
• Sie pflegen einen freundlichen, verbindlichen und sicheren Umgang im persönlichen und telefonischen Kontakt
• Sie arbeiten sorgfältig, eigenverantwortlich, ziel- und teamorientiert und bringen eigene Lösungsvorschläge ein
• Eine schnelle Auffassungsgabe, Diskretion und Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus
• Sie haben einen Führerschein der Klasse B (vormals Klasse 3)

• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer*innen
• Clever zur Arbeit: gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Geförderte Fort- und Weiterbildung: individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E‑Learning und Coachings
• Start mit System: strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

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