Büromanagerin / Büromanager (w/m/d) im Kleeblatt im Referat L.5 „Ressourcen­management“

Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisen­management in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisen­managements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektor­übergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser inter­disziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen zum nächst­möglichen Zeitpunkt befristet bis zum 31.12.2027

eine Büromanagerin / einen Büromanager (w/m/d) im Kleeblatt
Entgeltgruppe E 7 TVöD (Bund)
im Referat L.5 „Ressourcen­management“

Das Referat L.5 ist unter anderem für die zentrale Koordination deutscher internationaler Katastrophenhilfe für die Ukraine und die betroffenen Anrainer­staaten zuständig. Hierfür organisiert das Referat in Zusammen­arbeit mit den Bundes­ländern den Transport von Patientinnen und Patienten, die im Zusam­men­hang mit dem Krieg in der Ukraine eine medizinische Behandlung benötigen. Der Prozess, auf welchem diese Aufgabe beruht, nennt sich Kleeblatt­mechanismus.

• Administration – Sie stellen die Termin­verwaltung und Fristwahrung sowie die strukturierte Erfassung und Ablage der Erlasse und Vorgänge, E‑Mails oder Protokolle sicher. Weiter unterstützen Sie die Leitung und das Team in der Vorbereitung, Koordination und Abwicklung von internen wie externen Tagungen, Sitzungen oder Besprechungen sowie in der Organisation von Dienst­reisen.
• Buchhaltung/​Haushalt – Sie wirken an der Prüfung eingehender Rechnungen auf Plausibilität mit und unterstützen administrativ bei der Buchhaltung, der Haushalts­ausführung und dem Finanz­controlling.
• Kommunikation – Sie übernehmen das Monitoring zentraler Kommunikationstools, sind Ansprech­partnerin oder Ansprech­partner für die Anliegen nationaler und internationaler Partner des Kleeblatt­mechanismus im Bereich Buchhaltung/​​Haushalt und wirken bei der Beantwortung von externen Anfragen mit.

• Sie haben eine einschlägige Berufsausbil­dung, z. B. zur/zum Kauffrau/​Kaufmann für Büro­management, zur/zum Fach­angestellten für Büro­kommunikation, zur/zum Verwaltungs­fachan­gestellten, die Fortbildung „Verwaltungs­lehrgang I“ oder eine vergleichbare Ausbil­dung erfolgreich abgeschlossen.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Organisation, Administration und Buchhaltung und können dies idealerweise mit einschlägiger Berufs­erfahrung nachweisen.
• Sie behalten auch in hektischen Phasen einen kühlen Kopf und können sich schnell in dynamische Prozesse einfinden.
• Fundierte Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft-Office-Produkten, insbesondere Excel, sind für Sie selbstverständlich.
• In Ihrer täglichen Arbeit ist es Ihnen wichtig, selbständig gute und konstruktive Lösungen zu finden, die Sie eigeninitiativ, strukturiert und service­orientiert in ein Team einbringen.
• Sie verfügen über gute mündliche und schriftliche deutsche Sprach­kenntnisse (C 1 gem. GER) und Grundkenntnisse in Englisch (mündlich und schriftlich gem. A 2 GER) runden Ihr Profil ab.
• Sie haben Spaß an der Zusammen­arbeit und Kommunikation mit externen Kooperations­partnern und tragen mit Ihrem offenen und freundlichen Kommunikationsstil zum guten Klima und zu erfolg­reicher Arbeit im Team bei.
• Sie haben idealerweise Erfahrungen oder Kenntnisse im Zivil- und Katastrophenschutz gesammelt, z. B. durch ehrenamtliches Engagement bei einer Feuerwehr, einer Hilfsorganisation oder dem THW.
• Gelegentlichen und in der Regel gut planbaren Dienst­reisen stehen Sie offen gegenüber.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignis­orientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheits­überprüfung und zur Mitwirkung in der Krisen­organisation des BBK.

• Weiterbildung – Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.
• Flexible Arbeits­zeit/​​Teilzeit/​​ortsunabhängiges Arbeiten – Sie gestalten Ihre Arbeits­zeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell. An feste Kernarbeits­zeiten sind Sie nicht gebunden und haben zudem die Möglichkeit, bis zu 60 % mobil zu arbeiten. Die Tätigkeit kann nach Absprache und unter Berück­sichtigung der vorrangigen dienstlichen Erfordernisse auch in Teilzeit wahrgenommen werden.
• Gesundheits­management – Wir fördern Initiativen für Ihre Gesundheit wie das Wellhub-Firmen­fitness und Betriebs­sportgruppen. Für die Verein­barkeit von Beruf und Pflege steht Ihnen zudem ein qualifizierter Pflege-Guide zur Verfügung und in herausfordernden Lebens­phasen können Sie unser Angebot der sozialen Beratung wahrnehmen.
• (Deutschland‑)Jobticket – Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffent­lichen Verkehrs­mitteln bieten wir ein Jobticket und übernehmen einen Teil der Kosten.
• Onboarding – Wir bieten Ihnen ein strukturiertes Onboarding inkl. Patenprogramm und die Teilnahme an unserer zweitägigen Einführungs­veranstaltung, die Ihnen das BBK und den Bevölkerungs­schutz näherbringt und Ihnen die Möglichkeit gibt, neue Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.
• Wohnungs­wechsel – Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugs­bereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Sie ggf. durch Trennungsgeld, Umzugs­kosten­vergütung und Wohnungs­fürsorge.
• Work-Life-Balance – Wir unterstützen die Verein­barkeit von Beruflichem und Privatem auf vielfältige Art. Zum Beispiel haben Sie dank unserer Dienstvereinbarung die Möglichkeit, Ihren Hund mit ins Büro zu bringen.

Das ist uns wichtig

• Diversität und Chancen­gleichheit – sind Bestandteil unserer Personal­politik. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter und Nationalitäten.
• Gleich­stellung von Frauen und Männern – haben wir uns zum Ziel gesetzt. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.
• Schwerbehinderte Menschen – und ihnen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorausgesetzt wird lediglich das für die Wahrnehmung der dienstlichen Aufgaben erforderliche Mindestmaß an körperlicher Eignung.

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