Assistenz / Teamassistenz (m/w/d) Faktura

Flick Gocke Schaumburg steht mit seinen mehr als 1.100 Mitarbeitenden seit 50 Jahren für herausragende interdisziplinäre, steuerzentrierte Rechtsberatung. Unsere knapp 450 Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer beraten unsere hochkarätigen oft internationalen Mandanten täglich auf höchstem Niveau, was uns zu einer der führenden Wirtschaftskanzleien Deutschlands macht.

Da ein erfolgreiches Unternehmen auch ein exzellentes Back-Office benötigt, sind wir an unseren sieben Standorten immer auch auf der Suche nach Talenten, die den Überblick behalten, unsere Partnerinnen und Partner sowie Fachabteilungen vertrauensvoll unterstützen und ihnen den Rücken freihalten.

In unserem Assistenzteam übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Bereich Faktura für ein Partnerteam mit vier Partnern. Ihr Fokus liegt klar auf allen abrechnungsrelevanten Themen – Sie sind die verlässliche Schnittstelle zwischen Partnern, Assistenzteam und dem zentralen Rechnungswesen der Kanzlei.

Sie begleiten den gesamten Prozess der Rechnungslegung: von der laufenden Erfassung, Prüfung und Umbuchung der Beraterstunden, über die Vorbereitung und Erstellung der Rechnungen, bis hin zur Nachverfolgung offener Posten. Dabei behalten Sie stets den Überblick über Fristen, formale Anforderungen und vertragliche Grundlagen.

Auch die aktenbezogene Verwaltung und Pflege mandatsbezogener Dokumente gehören zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Im Rahmen des Mahnprozesses unterstützen Sie aktiv, bereiten Unterlagen vor und stimmen sich eng mit den verantwortlichen Partnern sowie dem zentralen Mahnwesen der Kanzlei ab. Durch Ihre strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise stellen Sie sicher, dass Abrechnungsprozesse effizient, korrekt und mandantenorientiert ablaufen.

Ihre Arbeitszeit ist flexibel zwischen 8:00 und 19:00 Uhr – so lassen sich Alltag und Beruf entspannt unter einen Hut bringen.

• Eigenständige Erstellung und Vorbereitung der Rechnungsstellung für die Partner Ihres Teams
• Erfassung, Prüfung und Umbuchung von Beraterstunden
• Pflege und Verwaltung abrechnungsrelevanter Akten und Unterlagen
• Überwachung von Rechnungsfreigaben, Fristen und Abrechnungsläufen
• Begleitung und Unterstützung des Mahnprozesses einschließlich Nachverfolgung offener Forderungen
• Enge Abstimmung mit Partnern, Assistenzteam und internen Schnittstellen zu allen Faktura‑Themen
• Sicherstellung der Einhaltung von Vergütungsvereinbarungen und abrechnungsrelevanten Vorgaben
• Allgemeine administrative Tätigkeiten mit klarem Bezug zum Abrechnungsthema
• Kommunikation mit Kollegen und Mandanten über verschiedene Medien
• Unterstützung bei allgemeinen Organisations- und Sekretariatsaufgaben

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder haben eine ähnliche Qualifikation im Büromanagement idealerweise mit Schwerpunkt Abrechnung/Faktura
• Idealerweise verfügen Sie über einschlägige Berufserfahrung im Kanzlei- oder Wirtschaftsumfeld vorzugsweise im Bereich Faktura oder Abrechnung
• Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie über einen sicheren Umgang mit dem MS Office Paket
• Idealerweise haben sie bereits erste Erfahrung mit einem Abrechnungssystem z.B. DATEV
• In stressigen Situationen überzeugen Sie durch Ihr organisatorisches Geschick
• Zuverlässigkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
• Sie haben Spaß an der Arbeit im Team und pflegen einen serviceorientierten Umgang mit Mandanten und Kollegen

• 30 Urlaubstage, Sonderurlaub an Weiberfastnacht, Weihnachten und Silvester
• Modernes Büro mit eigenem Bistro und kostenlosen Tiefgaragenparkplätzen
• Individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sowie mögliche Teilnahme am kanzleiinternen Englischunterricht
• Geregelte Arbeitszeiten mit Gelegenheit zum Arbeiten im Homeoffice
• Regelmäßige Kanzlei- und Teamevents
• Guter Teamspirit und kollegiale Zusammenarbeit
• Einkaufsrabatte bei namhaften Onlineshops
• Bezuschussung Ihres Deutschlandtickets
• Möglichkeit zum Jobrad-Leasing
• Fitnessraum
• Kostenfreie Getränke, Kaffeespezialitäten, Obst
• pme-Familienservice