Mitarbeiter*in (w/m/d) für das zentrale Dokumentenmanagement

Als Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) setzen wir uns jeden Tag für ein funktionsfähiges, stabiles und integres Finanzsystem ein – und damit auch für einen wettbewerbsfähigen Finanzplatz Deutschland. Als Aufsichtsbehörde für Banken, Versicherungen, Finanzdienstleister und Wertpapierinstitute agieren wir am Puls der Finanzwirtschaft und schützen Verbraucherinnen und Verbraucher. Als Teil des Einheitlichen Aufsichtsmechanismus und Abwicklungsmechanismus für die Banken der Eurozone sind wir in Europa und weltweit vernetzt und gestalten europäische und internationale Finanzmarktstandards mit.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Mitarbeiter*in (w/m/d) für das zentrale Dokumenten­management

für eine unbefristete Tätigkeit in Vollzeit oder Teilzeit als Mitarbeiter*in an unserem Dienstsitz in derBundesstadt Bonn .

Die Modernisierung von Arbeitsweisen ist ein wichtiges Ziel der BaFin. Sie digitalisiert hierzu ihre Prozesse, um die vorhandenen Ressourcen effektiver zu nutzen. Das Dokumentenmanagement übernimmt dabei als zentrales Service- und Querschnittsreferat die Bearbeitung des elektronischen und papierhaften Posteingangs oder unterstützt als zentrale Scanstelle das gesamte Haus. Darüber hinaus werden bei uns die grundsätzlichen Fragen zum Gesetz der Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) bearbeitet.

Sie möchten eine Schlüsselfunktion im Rahmen der Digitalisierung der BaFin einnehmen und diesen Prozess gestalten und begleiten? Dann kommen Sie ins #teambafin !

• Integrierte und standortübergreifende Bearbeitung der Posteingänge (einschl. Scanaufgaben) und der Postausgänge, elektronisch und papierhaft
• Prüfung und Recherche der hausinternen Zuständigkeit sowie Bearbeitung von Eingängen, bei denen keine BaFin-Zuständigkeit vorliegt (Irrläufer)
• Übernahme von Aufgaben nach Zuweisung der Referatsleitung, insbesondere im Bereich neuer digitaler Verfahren (elektronische Akte), des Botendienstes und des Archivs sowie gelegentliche Annahme von Paketen (diese können bis zu 10kg wiegen)

• Eine mindestens mit der Note „gut“ abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann bzw. eine vergleichbare Ausbildung
  ODER
  eine mindestens mit der Note „befriedigend“ abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann bzw. eine vergleichbare Ausbildung und zwingend mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung im Bereich zentrales Dokumentenmanagement/-service oder Poststelle, jeweils in einer Organisation mit mindestens 500 Beschäftigten
• Interesse an Transformationsprozessen mit Schwerpunkt auf der Digitalisierung
• Vertiefte IT-Kenntnisse, insbesondere im Bereich der MS Office-Produkte
• Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise, auch bei hohem Arbeitsaufkommen und unter Zeitdruck, gutes Zeitmanagement und Organisationsgeschick
• Sie arbeiten gerne im Team und unterstützen dort je nach Neigung bei dynamischer oder standardisierter Aufgabenwahrnehmung
• Sie erfüllen die Voraussetzungen des § 7 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz / § 3 Abs. 1.1 TVöD-V, insbes. besitzen Sie die Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaates der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraumes oder der Schweiz und sind bereit, für die freiheitlich demokratische Grundordnung einzutreten
• Sie sind mit einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 SÜG einverstanden

Von Vorteil sind:

• Kenntnisse im Bereich der postalischen Vorschriften und des Haushaltsrechts
• Erfahrungen mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen und Metadatenerfassung im Rahmen des ersetzenden Scannens
• Grundkenntnisse Englisch

Wir setzen voraus, dass Sie bereit sind, Dienstreisen zu unternehmen, in erster Linie an unseren Dienstsitz in Frankfurt am Main. Dienstreisen können auch mehrere Tage dauern, sind aber in der Regel planbar.

• Umfassende Einarbeitung in Abhängigkeit von Ihrer persönlichen Erfahrung und individuellen Qualifizierungsmöglichkeiten (z.B. Englischkurse, Fachseminare)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit mit Freizeitausgleich, Möglichkeit zur Teilzeit)
• Mobiles Arbeiten mit grds. 40% Mindest-Präsenz im Büro
• Eine teamorientierte Arbeitsatmosphäre mit ständigem Wissensaustausch
• Umfangreiche Sozialleistungen und Benefits (u.a. vergünstigtes Jobticket, Kantinennutzung, kostenlose Parkplätze, eigene Kindertagesstätte, betriebliche Altersversorgung für Angestellte über die VBL)
• Eine Einstellung im öffentlichen Dienst nach Entgeltgruppe 6 TVöD – zuzüglich einer Stellenzulage und Weihnachtsgeld
• Die Aufstiegsmöglichkeiten des öffentlichen Dienstes, einschließlich der Möglichkeit einer Verbeamtung, stehen Ihnen grundsätzlich offen

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