Executive Assistant | Teamassistenz | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

heimatwurzeln e.V. ist ein gemeinnütziger Verein mit einem besonderen Anspruch: Wir machen Umwelt- und Klimaschutz für Menschen aus der bürgerlichen Mitte – also für die, die sich oft nicht als Teil der Klimadebatte sehen. Dabei setzen wir auf Werte wie Heimatverbundenheit, Pragmatismus, Verantwortungsbewusstsein und gesunden Menschenverstand. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt – zunächst befristet für ein Jahr, mit Aussicht auf Verlängerung – eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) , die uns im operativen Tagesgeschäft unterstützt.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung und der Bereichsleitungen im administrativen Tagesgeschäft
• Organisation von Terminen, Meetings und Dienstreisen
• Pflege und Bedienung unseres CRM-Systems (HubSpot)
• Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Tabellen und Dokumenten (insbesondere mit Google Workspace und Excel)
• Vorbereitende Buchhaltung (Belegvorerfassung mit DATEV Unternehmen online) in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Einholen von Angeboten und Unterstützung des Vergleichsprozesses
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und Dokumentation
• Unterstützung bei der Teamkoordination und Priorisierung von Aufgaben

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Assistenzbereich bzw. in der Teamorganisation
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und den Überblick zu behalten
• Sicherer Umgang mit Google Workspace, Microsoft Excel und CRM-Systemen (idealerweise HubSpot oder Salesforce)
• Erfahrungen in der vorbereitenden Buchhaltung (DATEV Unternehmen online)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten
• Wünschenswert: Kreatives Auge zur Erstellung und Verfeinerung von Präsentationen und Grundkenntnisse in Canva

Benefits

• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit gesellschaftlicher Relevanz
• Ein kleines, wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien und echtem Pioniergeist
• Flexible Arbeitszeitmodell mit Gleit- und Kernarbeitszeit
• Ortsunabhängiges Arbeiten (remote in Deutschland)
• Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung
• Technische Ausstattung für Remote-Arbeitsplatz
• Strukturiertes Onboarding, um den Einstieg zu erleichtern

Wir verzichten bewusst auf formale Standards oder akademische Hürden. Viel wichtiger ist uns, dass du zu uns passt. Wir suchen jemanden, der engagiert, zuverlässig und bereit ist, gemeinsam mit uns etwas zu bewegen. Deshalb beantworte in deinem Anschreiben bitte folgende Fragen:

1. Was motiviert dich, bei heimatwurzeln mitzumachen? Und was bringst du mit, das uns helfen kann?
2. Gab es in deinem Leben eine Situation, in der du Verantwortung übernommen hast, obwohl du dich nicht als Experte gesehen hast?
3. Wo hast du die Möglichkeit, in deinem privaten Umfeld dein Organisationstalent einzusetzen – oder wo hast du es in der Vergangenheit eingesetzt?

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Bitte sende uns deinen Lebenslauf, dein Anschreiben (mit Antworten auf die o.g. Fragen, deinen Gehaltsvorstellungen und deinem frühestmöglichen Einstiegsdatum) und ggf. aussagekräftige Referenzen per E-Mail.

Betreff: Teamassistenz
Ansprechpartner: Silke Boysen, Direktorin Administration & Finanzen