Office Managerin (m/w/d)

Wir sind ein wachsender Unternehmensverbund aus zwei Handwerksbetrieben – einem im Bereich Photovoltaik & Elektro, einem in der Immobilienverwaltung & -vermietung. Die Strukturen sind jung und dynamisch– und genau deshalb suchen wir jemanden, der nicht nur verwaltet, sondern mitdenkt, mitgestaltet und pragmatische Lösungen findet.

Wenn du Spaß daran hast, Dinge zu ordnen, Prozesse aufzubauen und dabei auch mal KI-Tools einzusetzen, um Arbeit schlauer zu erledigen – dann lies weiter.

Unsere Unternehmen

Handwerksbetriebe Photovoltaik & Elektro

Installation und Wartung von Photovoltaikanlagen sowie elektrotechnische Leistungen für Privat- und Gewerbekunden. Im Büro geht es um Kundenkommunikation, Terminkoordination und administrative Abläufe rund ums Handwerk.

Immobilienverwaltung & -vermietung

Verwaltung, Sanierung und Vermietung von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Schwerpunkte im Büro sind Mieterkommunikation, Inserieren auf Vermietungsportalen sowie die Koordination von Handwerkerleistungen.

• Beschäftigungsart Teilzeit oder Vollzeit – nach Vereinbarung
• Arbeitsbeginn Schnellstmöglich / nach Vereinbarung
• Einsatzort Bonn, teils remote möglich
• Unternehmen 2–3 Betriebe je nach vereinbartem Stundenumfang
• Vergütung 16–20 EUR/h brutto je nach Qualifikation

Deine Aufgaben

Büro & Organisation

– Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anfragen per Telefon und E-Mail

– Terminkoordination und allgemeine Bürokommunikation

– Post sichten, scannen, weiterleiten und bearbeiten

Materialbestellungen & Koordination

– Bestellung von Materialien und Verbrauchsgütern

– Anmeldeprozesse für PV-Anlagen beim Netzbetreiber

– Vertretungsplanung und Einsatzkoordination bei Personalausfällen

Buchhaltung & Personal

– Einscannen und digitale Ablage von Belegen und Rechnungen (Lexware, DATEV)

– Rechnungen erstellen, prüfen und bezahlen (Online-Banking)

– Kontrolle von Zahlungseingängen und Nachverfolgung offener Posten

– Vorbereitende Lohnbuchhaltung (Zeiterfassung, Krankmeldungen, Prämien)

– Pflege von Arbeitsvertragen

– Verwaltung von Leasing- und Mietverträgen

– Versicherungsangelegenheiten

Vermietung & Mieterbetreuung

– Inserieren von freien Zimmern und Wohnungen auf Vermietungsportalen (z. B. WG-Gesucht, ImmoScout24)

– Betreuung von Mietern bei laufenden Anliegen und Weiterleitung an zuständige Handwerker

– Mieteingange prüfen und bei Bedarf Mahnwesen anstoßen

– Vertragserstellung

Was wir uns wünschen

Wichtig ist uns, dass du die folgenden Dinge mitbringst:

– Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung von Vorteil

– Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)

– Kenntnisse in Lexware oder DATEV sind ein Plus

– Du kommunizierst klar – am Telefon genauso wie schriftlich (verhandlungssicheres Deutsch benötigt)

– Du findest pragmatische Lösungen – auch wenn nicht alles klar geregelt ist

– Du behältst den Überblick, wenn mehrere Baustellen gleichzeitig laufen

– Du bringst Lust mit, Prozesse zu verstehen, zu hinterfragen und zu verbessern

– Du bist offen dafür, KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude) aktiv einzusetzen, um Routineaufgaben schlanker zu machen

Was wir bieten

– Abwechslungsreiche Tätigkeit in verschiedenen Branchen

– Flexibles Arbeiten – vor Ort in Bonn (Büro und Lagerflache) und remote

– Stundenumfang und Unternehmenszuordnung individuell abstimmbar

– Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege – kein Konzernbetrieb

– Motiviertes Team aus verschiedenen Themenfeldern

– Raum, eigene Ideen einzubringen und Dinge wirklich zu gestalten

– 16 – 20 EUR/h brutto je nach Qualifikation und Erfahrung

Bewerbung

Sende deinen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben, das zeigt, warum du zu uns passt, an:

[email protected]