(Senior) Office Manager:in (w/m/d)

Wofür wir stehen

Beim High-Tech Gründerfonds (HTGF) arbeiten wir mit Leidenschaft daran, die innovativsten Startups Europas zu begleiten. Für unser Office-Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Bonn eine engagierte Persönlichkeit, die Organisation liebt, Verantwortung übernimmt und Freude an einer Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Team, Politik und Netzwerkpartner:innen hat.

Was Dich erwartet

• Office Management in voller Breite: Du unterstützt im Tagesgeschäft im Office, koordinierst Abläufe und stellst sicher, dass Termine, Informationen und Materialien immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
• Kalender- und Reisemanagement: Du planst komplexe Kalender, organisierst Geschäftsreisen, erstellst Reiseunterlagen und übernimmst die Abrechnung – präzise und vorausschauend.
• Meetingvorbereitung & -begleitung: Du organisierst Sitzungen, Investor- und Gremientermine, bereitest Unterlagen auf, führst Protokoll und stellst Folgemaßnahmen sicher.
• Kommunikations- & Informationsfluss: Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen – inklusive Ministerien, Aufsichtsgremien, Gründer:innen und Investor:innen.
• Administrative Verantwortung: Du kümmerst Dich um Postbearbeitung, Vertragsablagen, Datenpflege, Materialbestellungen und reibungslose Büroorganisation.
• Unterstützung strategischer Themen: Du erstellst Präsentationen, Statistiken und Berichte, unterstützt bei Projekten und übernimmst koordinierende Aufgaben im Managementteam.
• Event- und Besuchskoordination: Du bereitest interne Veranstaltungen vor, empfängst Gäste professionell und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

Wonach wir suchen

• Struktur-Genie: Du hast Freude an Organisation, baust effiziente Systeme auf und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Hands-on-Mentalität: Du handelst vorausschauend, pragmatisch und lösungsorientiert – und packst an, bevor jemand danach fragt.
• Souveränität: Du trittst sicher auf – auch gegenüber C-Level-Kontakten, Unternehmerfamilien und politischen Akteur:innen.
• Abgeschlossene kaufmännische oder Hotellerie-Ausbildung , sehr gute Deutschkenntnisse (C2), gute Englischkenntnisse (B2) und sicherer Umgang mit MS Office runden Dein Profil ab.

Worauf Du Dich freuen kannst

• Flexible Arbeitsmodelle – Präsenz oder remote
• 30 Urlaubstage plus Sonderurlaub (Weihnachten, Neujahr, Rosenmontag)
• Corporate Fitness, Bike-Leasing, VWL, anteilige Übernahme des Deutschlandtickets, Weiterbildungen und Coachings
• Ein erfahrenes, wertschätzendes Team mit Gestaltungsfreiraum und kurzen Entscheidungswegen
• Ein vielseitiges Umfeld zwischen Startups, Investor:innen und Politik – mit echtem Impact

Über uns

Wir sind einer der führenden Frühphaseninvestoren in Deutschland und Europa. Wir arbeiten mit den besten Gründer:innen, deren Ideen ganze Industrien revolutionieren und das Leben der Menschen verbessern können. Seit 2005 haben wir mehr als 800 Startups auf ihrem Weg begleitet und mehr als 200 Exits realisiert, darunter auch Börsengänge.
Wir sind ein Team - mit über 100 begeisterten Kolleg:innen. Der Erfolg unserer Startups ist unsere gemeinsame Mission.