Büromanagerin / Büromanager (w/m/d) für das Geschäftszimmer der Abteilung N - Zivile Notfall­planung

Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisen­management in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisen­managements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser inter­disziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen deshalb zum nächst­möglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Büromanagerin / einen Büromanager (w/m/d)
für das Geschäftszimmer der Abteilung N – Zivile Notfall­planung
Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund)

• Büro­management – Sie decken die gesamte Bandbreite aller anfallenden Assistenz- und Organisations­aufgaben des Geschäfts­zimmers ab. Sie verantworten z. B. das Termin­management der Abteilungs­leitung, bearbei­ten eigenständig ein- und ausgehende Korrespondenz und sind Ansprech­person für interne und externe Partnerinnen und Partner.
• Fristen­management – Sie übernehmen das abteilungs­interne Controlling für die termin­gerechte Aufgaben­erfüllung.
• Reise- und Veranstaltungs­management – Die Koordination der Dienst­reisen der Abteilungs­leitung und deren Reise­planung fällt ebenfalls in Ihren Aufgaben­bereich. Zudem unterstützen Sie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durch­führung und Nachbereitung von Veranstaltungen.
• Recherche und Reporting – Sie protokollieren Besprechungen, übernehmen eigenständig Recherche­aufgaben und bereiten die Ergebnisse adressaten­gerecht auf. Darüber hinaus erstellen Sie Präsentationen und Reports zur Unterstützung der Abteilungs­leitung.

• Sie verfügen über eine einschlägige dreijährige kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufs­ausbildung, z. B. zur/zum Verwaltungs­fach­angestellten, Fach­angestellten für Büroko­mmunikation, Kauffrau/​​‑mann für Büro­management oder Rechtsanwalts­fach­angestellten, oder verfügen als Beamtin/​Beamter über die Laufbahn­befähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst des Bundes oder der Länder.
• Sie haben bereits mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation sammeln können, idealerweise als Assistenz in einer repräsentativen Funktion.
• Idealerweise haben Sie bereits erste berufliche Erfahrungen im öffent­lichen Dienst sammeln können.
• Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucks­vermögen (Deutsch C2 gem. GER) und treten im Umgang mit unterschiedlichsten Interessen­gruppen stets diplomatisch und souverän auf.
• Sehr gute Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Programmen setzen wir voraus.
• Sie zeichnen sich zudem durch Service­orientierung, Team­fähigkeit, Organisations­geschick, Diskretion, Flexibilität sowie Belastbarkeit aus und übernehmen gerne Verantwortung für Ihren Aufgaben­bereich.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignis­orientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheits­überprüfung und zur Mitwirkung in der Krisen­organisation des BBK.

• Bewerbung von Beamtinnen und Beamten – Sollten Sie sich in einem Beamten­verhältnis befinden, übernehmen wir Sie – bei Vorliegen der Laufbahn­voraussetzungen für eine Verbeamtung im Bundesdienst – bis zur Besoldungs­gruppe A 7 statusgleich im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung.
• Verbeamtung – Wir bieten bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen die Über­nahme in ein Beamten­verhältnis an.
• Weiterbildung – Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.
• Flexible Arbeits­zeit/​Teilzeit/​ortsunabhängiges Arbeiten – Sie gestalten Ihre Arbeits­zeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell und haben zudem die Möglichkeit, Ihre Aufgaben teilweise auch ortsunabhängig zu erfüllen. Die Tätigkeit kann nach Absprache und unter Berück­sichtigung der vorrangigen dienstlichen Erfordernisse auch in Teilzeit wahrgenommen werden.
• Gesundheits­management – Wir fördern Initiativen für Ihre Gesundheit wie das Wellhub-Firmen­fitness und Betriebs­sportgruppen. Für die Vereinbarkeit von Beruf und Pflege steht Ihnen zudem ein qualifizierter Pflege-Guide zur Verfügung und in herausfordernden Lebens­phasen können Sie unser Angebot der sozialen Beratung wahrnehmen.
• (Deutschland‑)Jobticket – Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffent­lichen Verkehrs­mitteln bieten wir ein Jobticket und übernehmen einen Teil der Kosten.
• Onboarding – Wir bieten Ihnen ein strukturiertes Onboarding inkl. Patenprogramm und die Teilnahme an unserer zweitägigen Einführungs­veranstaltung, die Ihnen das BBK und den Bevölkerungs­schutz näherbringt und Ihnen die Möglichkeit gibt, neue Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.
• Wohnungs­wechsel – Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugs­bereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Sie ggf. durch Trennungsgeld, Umzugs­kostenvergütung und Wohnungs­fürsorge.
• Work-Life-Balance – Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Beruflichem und Privatem auf vielfältige Art.

Das ist uns wichtig

• Diversität und Chancen­gleichheit – sind Bestandteil unserer Personal­politik. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter und Nationalitäten.
• Gleich­stellung von Frauen und Männern – haben wir uns zum Ziel gesetzt. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.
• Schwerbehinderte Menschen – und ihnen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorausgesetzt wird lediglich das für die Wahrnehmung der dienstlichen Aufgaben erforderliche Mindestmaß an körperlicher Eignung.

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