Digital Office & Operations Expert (m/w/x) - Hybrid

Über uns

Als Architekt:innen der Digital Experience Value Chain konzipieren und realisieren wir bei i22 erstklassige digitale Erlebnisse, die Standards setzen. Unser Markenzeichen ist es, den Fortschritt unserer Partner – darunter namhafte Unternehmen wie Deutsche Telekom und Gothaer Versicherungen – mit durchdachter Präzision und wirkungsvoller Leistung täglich voranzubringen. Ein Team aus über 100 Problemlöser:innen bündelt bei uns seine Digital-Expertise, um die digitalen Ökosysteme unserer Kunden stetig zu verbessern, Grenzen zu erweitern und Erwartungen zu übertreffen. Über zwei Jahrzehnte Erfahrung dienen uns als Fundament, um den digitalen Wandel aktiv zu gestalten. Wir sorgen für digitalen Fortschritt – jeden Tag.

Deine Mission

Als Office Manager (m/w/x) spielst du eine zentrale Rolle in unserer Organisation. Deine Fähigkeit, Zahlenakribie mit ausgezeichneter Kommunikation zu verbinden, macht dich zum Bindeglied zwischen den Abteilungen. Du behältst den Überblick über das Tagesgeschäft und schaffst Raum für Wachstum und Wandel. Ab deinem ersten Arbeitstag bist du ein integraler Bestandteil unseres dynamischen Arbeitsumfeldes. Du unterstützt die Geschäftsführung effizient in der Verwaltung von Projekten und bist verantwortlich für die Auftragsanlage sowie die Erstellung von Leistungsnachweisen und Rechnungen. Dein Erfahrungswissen im Umgang mit einem internen Intranet-System wird von uns geschätzt und gefördert. Deine Neugier, sowohl den Einsatz von KI-Tools zu stärken, bei internen Personalprozessen zu unterstützen und über den Tellerrand hinauszugucken, als auch dein Sinn für Qualitätssicherung wird bei uns vollumfänglich begrüßt.

Techs und Tools

Office 365, SAP Ariba, Lexware, MaxTrad, Personio, DATEV, Intranet-Systeme, diverse KI-Tools, Trello

Deine Aufgaben

• Anlage und Pflege von Aufträgen und Bestellungen sowie Erstellung von Leistungsnachweisen und Rechnungen.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Projektverwaltung und Erstellung von Auswertungen.
• Verlässliche Erfassung und Nachverfolgung von Krankheits- und Urlaubstagen unserer Mitarbeiter*innen über Personio und unser Intranet.
• Zusammenarbeit mit unserem internen Intranet-System zur Optimierung der Kommunikation und Abläufe.
• Unterstützung des Officemanagements und der administrativen Verwaltung.
• Eigenständige Optimierung und Implementierung neuer Prozessideen.
• Mitarbeit in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und möglicher Zusammenarbeit mit DATEV.
• Proaktive Verbesserung von Prozessen durch den Einsatz moderner Office- und KI-Tools.

Dein Profil

• Analytische und lösungsorientierte Denkweise mit einer klaren Affinität zu Zahlen und strukturiertem Arbeiten.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise Erfahrung im Umgang mit ATS und Intranet-Systemen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Plattformen, speziell Microsoft Excel.
• Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sowie gute Englischkenntnisse.
• Fähigkeit zur engen und transparenten Zusammenarbeit, gelebte Kommunikation.
• Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung (Vollzeit oder Teilzeit mit min. 30h/Woche).

Warum wir?

Gestaltungsfreiheit: Bei i22 wird Deine Kreativität nicht nur gefördert, sondern auch gefordert. Du gestaltest aktiv die digitalen Strategien, die den Erfolg unserer Kunden vorantreiben, und prägst damit maßgeblich unsere gemeinsamen Projekte.

Flexible Arbeitsumgebung: Wir unterstützen Dich mit den besten Tools und Ressourcen, damit Du effizient arbeiten kannst, während Du Deine Work-Life-Balance in Einklang hältst.

Eigenständige Teams und Unternehmenskultur: Unsere werteorientierte Kultur fördert Eigeninitiative, Verantwortung und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Du wirst Teil eines Teams, das selbstbestimmt und innovativ agiert, und genießt die Freiheit, eigene Ideen einzubringen.

Arbeitszeitmodell nach Maß: Passe Deine Arbeitszeiten Deinem persönlichen Rhythmus an, solange Du während der Geschäftszeiten für Kunden und Kollegen erreichbar bist. Diese Flexibilität hilft Dir, berufliche und private Verpflichtungen optimal zu vereinen.

Stetige Weiterentwicklung: Bei uns ist Lernen keine einmalige Sache, sondern ein kontinuierliches Ziel. Wir fördern den Wissensaustausch im Team und unterstützen Dich dabei, Deine Fähigkeiten ständig zu erweitern und neue Interessen zu entdecken.

Gestaltbare Vergütung: Dein Gehalt ist entwicklungsfähig und reflektiert Deinen individuellen Beitrag und die Erfolge, die Du gemeinsam mit uns erzielst. Es bietet Dir die Möglichkeit, Deinen finanziellen Erfolg durch Deine Leistungen aktiv zu beeinflussen.
Zukunftsfähiges Arbeiten: In der sich schnell entwickelnden digitalen Welt legen wir Wert darauf, ein hohes technisches Verständnis und eine klare Sicht auf die Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz zu haben. Wir suchen nach Kolleg*innen, die bereit sind, sich mit der schnellen Lernkurve der KI auseinanderzusetzen und diese aktiv in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Unser Ziel ist es, nicht nur den derzeitigen Status quo zu skalieren, sondern mit einem klaren Blick für die Zukunft zu arbeiten.

Du willst dabei sein?

Wenn du bereit bist, frischen Wind ins Backoffice zu bringen und am Puls des Unternehmens zu arbeiten, freuen wir uns auf deinen Lebenslauf sowie deine Gehaltsvorstellung und den nächstmöglichen Starttermin an [email protected]. Alternativ nutze unser Online-Tool zur Bewerbung.