Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d)

WER SIND WIR?

Wir ermöglichen es, offizielle Dokumente online bei Baubehörden, Ämtern und der öffentlichen Verwaltung digital zu beantragen und bereitzustellen.
Triff auf ein junges und vielfältiges Team aus Software- und Immobilienenthusiasten, das unkonventionelle Wege geht, um einzigartige Kundenerlebnisse und Unternehmenserfolge zu erzielen. Zahlreiche Kunden vertrauen auf die Online-Lösungen, darunter global führende Anwaltskanzleien, Investment Manager, Steuerberater, Property Manager oder Maklerhäuser. Für unsere Pionierarbeit wurden wir bereits mehrfach ausgezeichnet.

Aufgaben

DEINE AUFGABEN

Als Kaufmann/-frau für Büromanagement unterstützt du aktiv die Prozesse und gestaltest die Zukunft von DocEstate mit. Zu deinen Aufgaben gehören:

• Du bearbeitest eingehende Kundenanliegen per E-Mail und Telefon und sorgst für eine schnelle sowie serviceorientierte Lösung.
• Du übernimmst die Kommunikation mit Behörden, Ämtern und weiteren externen Ansprechpartnern.
• Du behältst offene Vorgänge im Blick, fasst proaktiv nach und stellst sicher, dass Fristen eingehalten werden.
• Du bearbeitest manuelle Vorgänge und Tickets sorgfältig und bringst diese eigenständig zum Abschluss.
• Du prüfst Unterlagen auf Vollständigkeit und pflegst Daten zuverlässig in unseren Systemen.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Kunden, Behörden und internen Teams.
• Du dokumentierst den Bearbeitungsstand nachvollziehbar und unterstützt dabei, unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
• Du übernimmst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im Backoffice.

Qualifikation

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung, z. B. als Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte, Notarfachangestellte, Bankkaufleute, Versicherungskaufleute oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du hast erste Berufserfahrung in der Sachbearbeitung, im Backoffice, Kundenservice oder in einer Verwaltung.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und behältst auch bei mehreren Vorgängen den Überblick.
• Du verfolgst offene Themen konsequent und arbeitest lösungsorientiert.
• Du kommunizierst freundlich, professionell und sicher – sowohl telefonisch als auch schriftlich.
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und arbeitest dich schnell in neue Software ein.
• Eigenverantwortliches Arbeiten, Zuverlässigkeit und Teamgeist zeichnen dich aus.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab.

Benefits

WAS DU BEI UNS ERWARTEN KANNST

• Respektvolle Unternehmenskultur
• Moderner Arbeitsplatz in Bonn
• IT-Ausstattung nach deinen eigenen Bedürfnissen
• State-of-the-art Technologien
• Hybrides Arbeiten
• Work-Life-Balance | Vereinbarkeit mit der Familie
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Anerkennung und Wertschätzung deiner Leistung

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!