Sachbearbeitung Büromanagement Generalsekretariat (m/w/d) (EG 11)

Die Studienstiftung des deutschen Volkes e.V. („Studienstiftung“) ist das größte deutsche Begabtenförderungswerk. Sie ist eine politisch, konfessionell und weltanschaulich unabhängige Einrichtung, die Studierende und Promovierende an Universitäten, wissenschaftlichen und technischen Hochschulen, Kunst-, Musik- und Fachhochschulen fördert.

In unserer Bonner Geschäftsstelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Sachbearbeitung Büromanagement Generalsekretariat (m/w/d) (EG 11)

Wer sind wir?

Die Studienstiftung bietet ihren rund 15.000 Geförderten vielfältige Möglichkeiten zur wissenschaftlichen Vertiefung, zum fächerübergreifenden Dialog und zum Sammeln internationaler Erfahrungen. Unsere Geförderten bilden eine große Bandbreite weltanschaulicher, religiöser sowie demokratisch verankerter politischer Hintergründe und Werte ab, die sie in das Programmangebot der Studienstiftung einbringen. Wenn Sie sich für Wissenschafts- und Bildungsmanagement begeistern und daran mitarbeiten wollen, dass begabte, motivierte und engagierte Geförderte ihre Talente voll entfalten können, finden Sie bei uns ein interessantes Arbeitsumfeld. Unsere Ziele sind:
Begabung fördern, Gesellschaft gestalten.

• Gremien- und Stakeholdermanagement
  • inhaltliche Unterstützung des Generalsekretariats (Vorbereitung von Vorlagen, Reden, Briefings und Publikationen)
  • Hintergrundrecherchen zu Kooperations- und Verhandlungspartnern (Datenbank, öffentlich zugängliche Informationen)
  • Nachhalten von Kontakten und Beurteilung ihrer wissenschaftspolitischen Relevanz
  • Erstellung von Präsentationen
  • Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen, Erstellen von Antwortentwürfen
  • Pflege des Gremienkalenders, Verteilerpflege
  • Begleitung von Versandaktionen, Einladungen zu Events
  • organisatorische Vor- und Nachbereitung von Gremien- und anderen Sitzungen; Koordinierung mit den Teamleitungen und Fachteams
  • erste Ansprechperson für Anfragen der koordinierenden Unterstützungspersonen des Präsidenten und anderer Vorstandsmitglieder
  • Pflege und systematische Erschließung der Vorstands- und Kuratoriumsakten und -beschlüsse
• Koordination des Sekretariats
  • erste Ansprechperson für die Assistenz bei der Koordinierung und Organisation von Terminen, Briefings, Abläufen
  • Vertretung der Assistenz bei Abwesenheit
• Vertretung von ausgewählten Aufgaben des Referenten bei Abwesenheit
• Teilnahme an Veranstaltungen der Studienstiftung in angemessenem Umfang
• Projektarbeit
  • Schnittstellenfunktion zwischen dem Generalsekretariat und Projektteams in verschiedenen drittmittelfinanzierten Projekten (u.a. Digitalisierungsprojekte)
  • Schnittstellenfunktion zwischen dem Generalsekretariat und Fachteams bei verschiedenen teamübergreifenden Projekten

• einen Studienabschluss mindestens auf BA-Niveau (FH, Universität; z. B. in Verwaltungswissenschaften, Politikwissenschaften oder vergleichbare Fachrichtungen)
• gute Kenntnisse (wissenschafts-)politischer Strukturen in Deutschland und eine gute Allgemeinbildung
• Organisationsgeschick sowie einen sehr guten Blick für Details und Prozesse
• ausgeprägte analytische, kommunikative und organisatorische Fähigkeiten; vernetztes Denken und eine lösungsorientierte Arbeitsweis
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit sowie ein sicherer Umgang mit streng vertraulichen Informationen
• Teamfähigkeit, souveräne und freundliche Umgangsformen im Innen- wie Außenverhältnis
• Servicebewusstsein, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• sehr gute Kenntnisse in MS Office
• ein gutes Gefühl für Zahlen und sprachlichen Ausdruck

• eine auf zwei Jahre befristete Vollzeitstelle (39h / Woche) in Bonn
• ein Team, dem Wertschätzung und Unterstützung aller Kolleg:innen wichtig ist
• Vergütung nach TVöD EG 11
• 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
• Betriebliche Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Möglichkeit zum Erwerb eines (bezuschussten) Jobtickets
• Angebote zum Gesundheitsmanagement

Sie haben Interesse und fragen sich, ob Sie zu uns passen? Bei der Studienstiftung arbeiten Menschen mit unterschiedlichsten persönlichen Hintergründen. Wir freuen uns, wenn Sie diesem bunten Bild eine neue Facette hinzufügen.

STBL1_DE