Assistenz/ Office Manager (m/w/d)

Dein Aufgabengebiet

• Eigenverantwortliche Koordination des Termin-, Post- und Telefonmanagements
• Erstellung von Protokollen im Rahmen von Dienstbesprechungen, Meetings und weiteren Veranstaltungen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie Unterstützung bei deren Durchführung
• Buchung und Vorbereitung von Veranstaltungs- und Seminarräumen inklusive Bereitstellung und Aufbau erforderlicher Technik
• Pflege und Verwaltung von Datenbanken sowie Prüfung von Dokumenten auf formale Kriterien
• Unterstützung bei administrativen Controlling-Aufgaben, beispielsweise bei der Prüfung und Freigabe von Urlaubsanträgen, Dienstreiseanträgen und Rechnungen über interne IT-Systeme
• Verantwortung für die händische und elektronische Ablage von Dokumenten und Unterlagen
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten, Präsentationen und Auswertungen mit MS Office
• Unterstützung des Teams in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts

Deine Vorteile bei uns

• Satte Rabatte mit Einkaufsvergünstigungen, z. B. bei Reisen, Elektronik oder Autos
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Fit bleiben mit einer vergünstigten Mitgliedschaft bei Fitness First
• Viel Flexibilität durch die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung durch Kitazuschuss
• Die nächste Reise kann kommen - mit einem halben Gehalt Urlaubsgeld im Gepäck

Das bringst du mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Office-Management-Umfeld, idealerweise mindestens drei Jahre
• Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse wie Terminmanagement, Postbearbeitung, Telefonmanagement, Raumorganisation und Veranstaltungskoordination
• Kenntnisse im Bereich allgemeiner Verwaltungsaufgaben, insbesondere Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Text- und Datenverarbeitung sowie Terminkoordination
• Erfahrung in der Pflege und Verwaltung von Datenbanken
• Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Team lebt von Vielfalt, von Expert:innen, die ihre unterschiedlichen Stärken für die gemeinsamen Ziele einbringen möchten. Bewirb dich! Online unter der Kennziffer FE75-00446-K bei Frau Johanna Koops. Das nächste Level wartet auf dich!